Es preocupante la ausencia de un plan de trabajo en algunas empresas

July 17, 2017

 

A lo largo de los años, he trabajado con decenas de pequeñas y medianas empresas, y es realmente preocupante ver cuán pocas se toman en serio el implementar un plan de trabajo. Es más: ¡hay una gran cantidad de empresas que ni siquiera cuentan con un plan de trabajo! Honestamente, me parece un panorama aterrador.

 

El éxito en un negocio no cae del cielo; no sucede por suerte o por un milagro. Para poder dirigir una empresa exitosa y rentable, resulta indispensable contar con un plan de trabajo efectivo. Para ser aún más claro y ayudarte a entender la crucial importancia de tener un plan de trabajo, enumeraré siete razones o valores:

 

1. Planear establece una dirección, da un rumbo a la empresa.

 

Una de las principales razones por las que algunas compañías fracasan y se van a la quiebra es la falta de una visión detallada del futuro que persiguen. Si no se tiene claro hacia dónde se dirige, cómo competir en el mercado o qué quiere lograr, la empresa perderá el camino, tropezará y caerá…y no podrá levantarse de nuevo.

Como consultor y asesor, he tenido la oportunidad de platicar con directores de distintas empresas y siempre les pregunto: ¿cuáles crees que sean los tres más grandes retos a los que tu compañía se enfrenta? La respuesta más frecuente es: No he logrado establecer una dirección clara y definida que oriente a mis empleados. La solución a este problema está en el desarrollo y difusión de un plan de trabajo. Toda la empresa debe conocer las directrices, la visión y objetivos que se persiguen.

 

2. Un plan te permite enfocarte.

 

Se requieren tres elementos clave para lograr la excelencia en cualquier área: concentración, disciplina y acción. Primero debemos concentrarnos en tener clara la dirección de la empresa; después tenemos que disciplinarnos para seguir ese camino sin desviarnos, y finalmente, hemos de llevar a cabo acciones para lograr los objetivos. La energía y nivel con que se aborde cada uno de estos elementos determinará de manera directa el éxito en tu empresa: si no hay un plan, no hay en qué concentrarse; si no hay suficiente disciplina, no se está siguiendo el plan y sin acciones no se lograrán los objetivos. Si no se enfocan los esfuerzos y se da el 100%, el resultado al final será mediocre; y si aceptas eso en tu vida, te convertirás en un imán de mediocridad.

 

 3. La planeación establece un lenguaje común.

 

Creo que uno de los grandes valores agregados de desarrollar y difundir un plan de trabajo pone a todos en la empresa a hablar de lo mismo: el plan se convierte en una plataforma para la discusión. Se trata de un documento que será debatido, apreciado, e incluso hasta atacado. Es un instrumento que fomenta un diálogo apasionado acerca de hacia dónde se dirige la empresa y cómo llegará allí; abre la puerta a revisar si se trata de metas realistas y alcanzables, y estimula la innovación o la consideración de nuevos objetivos y alternativas. El plan integra al equipo al ofrecer un punto común en el cual focalizarse. Mientras más personas se sumen a la discusión de lo que debe hacer la compañía para mejorar, mejores resultados obtendrán.

 

4. Un plan permite determinar la mejor manera de distribuir los recursos escasos.

 

Todas las compañías, sin importar qué tan grandes sean, constantemente deben decidir cómo invertir los recursos limitados. Sólo hay una cierta cantidad de dinero, tiempo, y gente, y para que una empresa sea exitosa debe asegurarse de que esos recursos sean usados de la manera más eficiente y efectiva. Un plan de trabajo funciona como un filtro al momento de establecer prioridades para la asignación de recursos.
 

5. La planeación facilita la toma de decisiones estratégicas.

 

Los empresarios tienen que lidiar todos los días con dificultades y asuntos complejos. Se enfrentan a situaciones que requieren tomar una decisión en cuanto al orden y peso de las acciones de la empresa: ¿Cuál es el tema más importante en el qué debería concentrarse en cierto momento? ¿Cómo incrementar la ventaja competitiva? ¿Debería expandirse en un mercado ya existente o incursionar en uno nuevo? ¿Es buen momento para comprar nuevos equipos? ¿Necesito contratar más personal? ¿Debería invertir en adquirir nuevas instalaciones? ¿Me convendría adquirir a un competidor pequeño? Se trata de preguntas difíciles. La función de un plan de trabajo es ofrecer una herramienta que facilite la toma de decisiones con mayor confianza y un menor porcentaje de riesgo.

 

6. Tener claro lo que buscas te permite alejarte de lo que no quieres o necesitas.

 

Un buen plan de trabajo te ayudará y dará valor para declinar y no hacer cosas que te distraigan de tus objetivos. Tener éxito no sólo se trata de hacer ciertas cosas, hay proyectos, gastos o acciones que no deberías de hacer, pues no sólo te desvían del camino, te quitan recursos. ¿De qué proyectos te debes alejar?, ¿en qué no deberías gastar tiempo y dinero?, ¿qué mercados no son los adecuados para ti?

 

Si tratas de ser todo para todos, te convertirás en nada para nadie. Si procuras mantener siempre todas las opciones abiertas, no te concentrarás al máximo en tus mejores opciones de éxito. Una de las fortalezas esenciales de un empresario o gerente exitoso es su capacidad para determinar de manera clara lo que no debe hacerse. El plan de trabajo ofrece una excelente guía para ello.

 

7. Un plan te asegura que estás trabajando en tu negocio.

 

La mayoría de mis clientes están siempre tan ocupados en el día a día tratando con clientes, cerrando acuerdos, apagando incendios, resolviendo bomberazos —es decir, trabajando en sus negocios—, que no tienen tiempo para pensar. Atrapados en el paso frenético de la rutina diaria y todo lo que involucra mover una empresa, pareciera que nunca tienen tiempo para detenerse, sentarse y observar hacia dónde se dirige su negocio, cuándo y cómo llegará allí. Se trata de una situación frustrante y potencialmente peligrosa; pero si de entrada te tomas el tiempo de desarrollar e implementar un plan, la operación día a día resultará menos frustrante e incierta, pues estará comprometida y encarrilada desde el propio plan.

 

Como puedes ver, contar con un plan de trabajo no sólo es valioso, resulta imprescindible: ¿no crees que vale la pena dedicarle tiempo y esfuerzo a desarrollar e implementar uno en tu empresa?

 

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